企业单位如何加强凭证印章管理?无非就这两个方面一是制定完善的企业印章管理规章制度以及符合公司印章管理需求的用章模式。
完善的印章管理规章制度的制定,要充分考虑到企业印章管理整个过程当中面临的风险和问题,然后根据这些风险隐患制定出相应的应对措施。
举例:印章实际使用过程当中,印章保管人员可能会因为各种原因而违规加盖公司印章,那么为了保障公司利益,就需要将违规盖章的责任落实到印章保管人员身上。比如签订保证协议,明确公司授权保管人员管理公章后,在这期间因印章使用规范而引起的各类经济、法律纠纷均由印章保管人员承担相应后果。
所以印章管理制度的目的,就是告诉相关人员什么事情可以做,什么事情不能做,做了会有什么后果等等。
印章管理制度制定完成之后,总会有一些不喜欢守规则的人员,如何确保每个人员能够按照制度执行下去呢?古今中外对于此类问题都有一个成熟的解决方案:那就是监管。
高效的监管方式,需要随时了解印章使用动态,为此思格特智能开发服务团队研发了一款智能印章管理产品,通过物联网技术和智能印章机的结合实现公司印章使用管理更加透明化。
举例:将印章安装入全密封智能印章机当中,由系统代替人员执行印章管理使用和保管工作,工作人员需要盖章时,只需将文件放入智能设备当中,然后通过APP提交申请、等待获得领导人的审核授权,之后剩下的所有的用印工作比如盖章以及登记用印使用记录等等,均由智能印章系统自行完成。不仅实现高效化用章,更是保障了印章安全使用,避免了人为因素造成的风险隐患。